展商服务Exhibitor Services
日程安排 Exhibition Schedule
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参展流程 Exhibition Process
前言
尊敬的参展商，欢迎您参加2025第七届真空科技交流会议！本届展会选址于深圳市宝安区沙井街道沙井路118号，维纳斯皇家酒店（国际会展中心店）。酒店式展会环境更为精致，便于进行深度、高效的商务交流。请仔细阅读以下参展流程，以确保您的参展体验圆满成功.
第一阶段：展前准备与申请
1. 获取官方信息与联系
①访问官网：定期访问大会官方网站（网址：），获取最新的《参展商手册》、展位图、会议议程和酒店场地信息。
②联系主办方：确认您的专属商务代表，任何问题均可通过邮件或电话直接沟通。
③主办方联系方式：
座机电话：+86-755-2730 8730
手机号码：+86-136 7023 1076
联 系 人：黄小姐
电子邮箱：rs@rongsenhuiyi.com
2. 确认参展与展位选择
①提交申请：在线填写并提交《参展申请表》。
②展位确认：与主办方销售代表沟通，根据预算和需求选择最适合的展位。
③酒店展会特点：展位通常位于酒店的宴会厅或会议层。类型包括：
④标准展位：通常为6平方米（3m x 2m），配备基本设施（如射灯、桌椅、电源插座）。
⑤光地展位：适用于需要特殊装修的大型或特装展位，需自行负责展位设计和搭建。
⑥签订合同与付款：签署正式的《参展合同》，并按照合同规定支付展位费用定金或全款。
3. 详细规划与申报
①仔细阅读《参展商手册》：这是您参展的“相关注意详细介绍”，包含所有关键技术细节、截止日期和规定。
②提交各类表格：在截止日期前，通过主办方系统提交所需表格，主要包括：
③展位设计图审批（特装展位必需）：确保设计符合酒店承重、消防和安保要求。
④水电网络申请：根据展品演示需求，预订额外的电力、水源、压缩空气或网络服务。
⑤展品与物资清单：提前报备大型或特殊展品，以便酒店安排货运电梯和通道。
⑥工作人员登记：为您的展位工作人员办理入场胸卡。
⑦酒店服务咨询：如需在酒店预订客房、会议室或安排餐饮，请直接联系酒店销售或通过主办方协助，尽早预订可享受协议价。
第二阶段：布展与进馆
1. 物流与运输
①安排展品运输：委托主办方推荐的货运代理或自行安排，确保展品在布展期开始前送达酒店指定收货区。
②明确送货地址与时间：务必使用主办方提供的准确酒店地址和布展时间窗口，避免与酒店日常运营冲突。
2. 布展流程（通常在展会前1天）
①报到与取证：前往酒店内设立的“参展商报到中心”，凭公司证明文件领取参展商胸卡、资料袋及发票。
3. 展位搭建：
①标准展位：由主场搭建商统一搭建完毕，您只需布置展品和宣传资料。
②特装展位：您指定的搭建商进场施工，需全程遵守酒店和主办方的安全规定。
③特别注意事项（酒店展会核心）：
④货运通道：严格遵守指定的货物出入口和货运电梯使用时间，避免损坏酒店设施。
⑤噪音与施工时间：酒店对施工噪音和时间有严格限制，请务必在规定时间内完成。
⑥地面与墙面保护：铺设地胶等保护措施，严禁在酒店墙面、柱子上打孔、粘贴。
⑦消防规定：所有装饰材料必须符合防火标准，不得遮挡消防设施。
第三阶段：展会期间运营
1. 每日开展前准备
①提前到场，检查展品和设备运行状态。
②整理宣传资料和名片盒。
③与团队成员沟通当日目标和重点客户。
2. 展位管理与客户接待
①专业形象：展位人员着装专业，主动热情。
②高效交流：酒店环境更利于深入洽谈，准备好您的技术方案和商业条款。
③收集线索：利用大会APP或纸质表格，系统化地记录每一位潜在客户的信息。
3. 参与大会活动
①鼓励员工参加同期举办的技术交流会、新品发布会和招待晚宴，这是拓展人脉、了解行业动态的绝佳机会。
4. 遵守展会规定
①按时开馆、闭馆，不占用公共通道。
②保管好个人贵重物品。
③保持展位整洁，垃圾妥善处理.
第四阶段：撤展与后续跟进
1. 有序撤展
①遵守撤展时间：严禁提前撤展。展会正式结束后，方可开始打包。
②物资处理：将所有需要运回的展品打包，并贴上标签。处理掉所有废弃物料，避免产生额外的垃圾清运费。
③恢复场地：确保展位区域恢复原状，不留下任何损坏。
2. 展后工作
①客户跟进：这是参展价值最大化的关键！在展会结束后一周内，对所有收集到的潜在客户进行系统性的跟进。
②效果评估：团队内部开会总结本次参展的成果、不足及改进建议。
③结算费用：与主办方及所有服务供应商核对并结清所有尾款。
酒店展会特别提醒！
①空间利用：酒店展位空间相对紧凑，展台设计应注重精致、高效和立体感，而非庞大。
②人流导向：酒店布局复杂，请熟悉大会的指引系统，并可在自己的邀请函中明确标注展位位置。
③噪音控制：演示设备或视频的音量需控制在合理范围，避免影响相邻展位。
④专业氛围：利用酒店的优雅环境，可邀请重要客户至酒店大堂吧或咖啡厅进行更私密的商务洽谈。
⑤预祝您在2025第七届真空科技交流会议（深圳）上取得丰硕成果！
展位定价 Early Bird Pricing Policy
标准展位
6㎡（尺寸：3M×2M） RMB 10000元/个（包含3%税票）
包含：配备基本设施（如射灯、1张桌子:0.4米×1.6米，2张座椅、1个220伏电源插座）
温馨提示！赠送一个人三天自助午餐+1晚集体晚宴
展览时间：为期三天
